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ADMINISTRA��O DE
ARQUIVOS
E DOCUMENTOS NO LOCAL
Consiste na contrata��o da
presta��o de consultoria e servi�os em local determinado pela
empresa contratante para organiza��o de seus arquivos e processos de
documenta��o.
Nesta modalidade de servi�o, o arquivista da CPARQ ira elaborar
projeto para sistematiza��o do arquivo, conforme a necessidade e
capacidade do solicitante.
A realiza��o do projeto poder� ser em conjunto entre a empresa
contratante e a CPARQ, ou ficar inteiro sob a nossa
responsabilidade.
Todos os custos de atividades e equipamentos ser�o apresentados no
projeto, para an�lise e parecer dos administradores.
in�cio |
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DIGITALIZA��O DE DOCUMENTOS
Digitaliza��o de documentos e outros pap�is
obedecendo crit�rios t�cnicos e legais,
transferindo
imagens em papel
para meios digitais (cd-rom, dvd-rom),
indexados e catalogados,
facilitando a busca e o
manuseio.
BENEF�CIOS:
- Economia de espa�o f�sico
- Seguran�a e integridade dos documentos
- Rapidez na busca da informa��o
- Facilidade no manuseio e na busca da informa��o
- F�cil acesso e r�pida reprodu��o dos documentos
Exemplo documento digitalizado em
P/B
in�cio
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TERCEIRIZA��O
DE ARQUIVOS
Mediante contrato de presta��o de servi�os, viabilizamos a guarda dos documentos
que se encontram no arquivo intermedi�rio e permanente em local terceirizado, com
qualidade e responsabilidade na migra��o e preserva��o do acervo, garantindo o
rastreamento da informa��o sempre que o respons�vel pelo mesmo o solicitar.
Perguntas e respostas:
Por que terceirizar a guarda de documentos?
Muitas empresas n�o possuem
espa�o f�sico suficiente ou adequado para o armazenamento dos
arquivos inativos, nem profissionais qualificados para gerenciar ou
ainda a terceiriza��o representa um gasto menor na planilha de
custos.
A CPARQ fornece diversas solu��es
na �rea de Gerenciamento de Documentos, proporcionando praticidade,
controle, comodidade e efici�ncia na gest�o documental.
Caso a empresa necessite realizar uma consulta a qualquer
documento, quais s�o as ferramentas dispon�veis aos usu�rios?
Proporcionamos ao cliente contato
atrav�s de telefone, fax e e-mail. Todas as solicita��es de servi�os
(fretes, consultas, remessa de documentos originais ou c�pias, entre
outros) poder�o ser feitas diretamente pelo respons�vel da empresa
solicitante, em hor�rio comercial, de segunda a s�bado.
Quais os documentos que devo enviar � CPARQ?
Normalmente, a probabilidade de
consulta interna � maior para os documentos do ano corrente.
Mas em termos t�cnicos, terceiriza-se a guarda dos documentos que,
tendo sua atividade geradora encerrada, por obriga��o jur�dica ou
consulta administrativa e hist�rica, estes documentos necessitam de
guarda por determinado tempo ou permanentemente.
O que justifica a contrata��o de um profissional arquivista
especializado?
Com o passar dos anos, uma grande
quantidade de pap�is tende a se acumular nos arquivos da empresa ou
nos respectivos departamentos.
Para se manter um controle do que se tem ou do que se deve guardar o
administrador dever� dispor de: funcion�rios habilitados, espa�o
f�sico adequada, movelaria condizente para o servi�o, sistemas
informatizados, etc.
O profissional arquivista �
especializado em documentos, processos de documenta��o, na
elabora��o de projetos de gerenciamento estrat�gico de informa��es e
organiza��o inteligente de documentos. Para garantir que estas
atividades se concluam de forma satisfat�ria, este profissional
dever� estar em cont�nuo processo de capacita��o, sempre a par das
novidades tecnol�gicas e jur�dicas que digam respeito a documentos,
digitaliza��o, tempo de guarda, GED, etc.
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