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ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS

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ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
E DOCUMENTOS NO LOCAL

Consiste na contratação da prestação de consultoria e serviços em local determinado pela empresa contratante para organização de seus arquivos e processos de documentação.

Nesta modalidade de serviço, o arquivista da CPARQ ira elaborar projeto para sistematização do arquivo, conforme a necessidade e capacidade do solicitante.

A realização do projeto poderá ser em conjunto entre a empresa contratante e a CPARQ, ou ficar inteiro sob a nossa responsabilidade.

Todos os custos de atividades e equipamentos serão apresentados no projeto, para análise e parecer dos administradores.

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        DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Digitalização de documentos e outros papéis obedecendo critérios técnicos e legais, transferindo imagens em papel para meios digitais (cd-rom, dvd-rom), indexados e catalogados, facilitando a busca e o manuseio.

BENEFÍCIOS:

- Economia de espaço físico
- Segurança e integridade dos documentos
- Rapidez na busca da informação
- Facilidade no manuseio e na busca da informação
- Fácil acesso e rápida reprodução dos documentos
 

Exemplo documento digitalizado em P/B



 

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         TERCEIRIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Mediante contrato de prestação de serviços, viabilizamos a guarda dos documentos que se encontram no arquivo intermediário e permanente em local terceirizado, com qualidade e responsabilidade na migração e preservação do acervo, garantindo o rastreamento da informação sempre que o responsável pelo mesmo o solicitar.

Perguntas e respostas:

Por que terceirizar a guarda de documentos?

Muitas empresas não possuem espaço físico suficiente ou adequado para o armazenamento dos arquivos inativos, nem profissionais qualificados para gerenciar ou ainda a terceirização representa um gasto menor na planilha de custos.

A CPARQ fornece diversas soluções na área de Gerenciamento de Documentos, proporcionando praticidade, controle, comodidade e eficiência na gestão documental.


Caso a empresa necessite realizar uma consulta a qualquer documento, quais são as ferramentas disponíveis aos usuários?

Proporcionamos ao cliente contato através de telefone, fax e e-mail. Todas as solicitações de serviços (fretes, consultas, remessa de documentos originais ou cópias, entre outros) poderão ser feitas diretamente pelo responsável da empresa solicitante, em horário comercial, de segunda a sábado.


Quais os documentos que devo enviar à CPARQ?

Normalmente, a probabilidade de consulta interna é maior para os documentos do ano corrente.

Mas em termos técnicos, terceiriza-se a guarda dos documentos que, tendo sua atividade geradora encerrada, por obrigação jurídica ou consulta administrativa e histórica, estes documentos necessitam de guarda por determinado tempo ou permanentemente.


O que justifica a contratação de um profissional arquivista especializado?

Com o passar dos anos, uma grande quantidade de papéis tende a se acumular nos arquivos da empresa ou nos respectivos departamentos.

Para se manter um controle do que se tem ou do que se deve guardar o administrador deverá dispor de: funcionários habilitados, espaço físico adequada, movelaria condizente para o serviço, sistemas informatizados, etc.

O profissional arquivista é especializado em documentos, processos de documentação, na elaboração de projetos de gerenciamento estratégico de informações e organização inteligente de documentos. Para garantir que estas atividades se concluam de forma satisfatória, este profissional deverá estar em contínuo processo de capacitação, sempre a par das novidades tecnológicas e jurídicas que digam respeito a documentos, digitalização, tempo de guarda, GED, etc.
 

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